ICT support voor in- en outdoor events, congressen, beurzen en seminars
ICT for Events zorgt voor een tijdelijke ict-infrastructuur van internet en WiFi, werkplekken met laptops, printers en telefoons. Tijdens het event monitoren we alle netwerkverkeer nauwkeurig en is onze helpdesk altijd bereikbaar of aanwezig op je event. Zo kan jij gewoon je werk doen, zoals je dat gewend bent.
Niet alleen tijdens je event, maar ook in de voorbereiding kan ICT for Events ondersteunen. We denken met je mee. Wij kiezen niet voor de makkelijke weg door direct groot materiaal te offreren, maar kijken altijd hoe we jouw vraag om kunnen zetten in een zo efficiënt mogelijke infrastructuur. Dat werkt kostenbesparend en is minder storingsgevoelig.
Ook voor kleine evenementen leveren wij tijdelijke WiFi apparatuur.
Wij zijn gespecialiseerd in tijdelijke WiFi voor evenementen. We leggen een of meerdere WiFi areas aan, tijdens je event monitoren we en na afloop ruimen we alles weer op. Doordat je maar een korte tijd huurt zijn de kosten relatief laag.
Als er een vaste internetlijn aanwezig is en deze voldoende capaciteit heeft sluiten we onze WiFi infra hierop aan. Geen vast internet aanwezig? Geen probleem, dan nemen we onze eigen 4G apparatuur mee met een onbeperkte databundel zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
Geïnteresseerd? Vul hier je e-mailadres in en we nemen zsm contact met je op!
Waar kunnen we je mee helpen?
Tijdens je event moet alles goed gaan, je krijgt geen tweede kans
Wil je bijvoorbeeld werkplekken voor de organisatie, pin-automaten, pers, backstage WiFi-gebieden voor artiesten, het accreditatieteam of de merchandise? We brengen het samen in kaart. Daarna maken we een plan met back-up scenario's voor een betrouwbare, redundante infrastructuur.
Jij regelt kantoorruimte, tafels, stoelen en stroom. Wij doen de rest. Wij zorgen er voor dat je optimaal kunt werken op je event met WiFi, laptops, printers en telefoons inclusief tijdelijke telefoonnummers. Wat jij wenst. Ook leveren we ticketscanners, pinautomaten of een camera om de opbouw en verloop van je event te bekijken (incl. timelapse) en leveren alles gebruiksklaar op.
We leveren laptops, printers, toners, papier en telefoons. Het is mogelijk een VPN verbinding met de server op kantoor maken, zodat al je bestanden toegankelijk zijn. Of we plaatsen een NAS waarop een kopie van kantoor draait. De vaste telefoons die wij leveren (inclusief tijdelijke nummers en centrale) bellen via VoIP (voice over ip). Je kunt ze eenvoudig en snel verplaatsen naar een andere locatie. Achter je bureau kun je de opbouw en het verloop van je festival goed bekijken via onze outdoor Axis camera met 108 graden groothoeklens. Het is ook mogelijk een timelapse te maken van (de opbouw van) je festival.
Infrastructuur Verbindingen.
Met militair grade glasvezel kunnen we grote afstanden overbruggen, zonder in te leveren op snelheid en betrouwbaarheid. Voor kortere afstanden maken we gebruik van outdoor cat5e of straalverbindingen. Switches, routers en accespoint controllers zorgen voor een gestructureerd netwerk. We houden altijd rekening met een back-up plan en maken gebruik van diverse monitoringsprogramma’s om 100% up te zijn. Storingen lossen we zo snel op en misbruik kunnen we op gebruikersniveau achterhalen en corrigeren.
WiFi backstage.
WiFi voor vrijwilligers en medewerkers, de backstage gebieden voor de artiesten, de pers (heavy usage) of speciale projecten waar WiFi voor nodig is? Via het roaming WiFi netwerk van ICT for Events kunnen we de WiFi-gebieden op maat inrichten.
Pinautomaten draadloos of via kabel.
Zeker voor kleine evenementen is het heel handig één of meerdere tijdelijke pinautomaten tot je beschikking te hebben. Bijvoorbeeld voor de verkoop van toegangskaarten aan ‘de deur’, merchandise of je muntverkoop. Samen met onze partner
Pintip, kunnen we pinautomaten leveren. Uiteraard leveren we de automaten gebruiksklaar op.
Vul hieronder je emailadres in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Informatie aanvragen
Geef hieronder aan waar we je mee kunnen helpen.
Blog: Do’s en dont’s voor internet op je event.
3 tips voor stabiel internet op je event
Internet wordt steeds meer een eerste levensbehoefte op een festival. Het is bijna net zo belangrijk als stroom, water, een podium en artiesten. Met de nadruk op bijna. En daarom is dat onderdeel meestal ‘bijna’ goed geregeld. We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet om het internet op jouw event naar een hoger niveau te tillen. Duizelt het je al bij het lezen van de eerste tip? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!
TIP 1: Geef prioriteiten aan en scheid je doelgroepen
Maak een prioriteitenlijst van alle doelgroepen die gebruik mogen maken van jouw internetlijn. Zorg er daarna voor dat de hoogste prioriteit voorrang krijgt door middel van QoS (Quality of Service) en maak een goede risico inventarisatie. Wat als er een netwerkkabel kapot gaat of de internetaanvoer werkt niet meer? Zijn de pinautomaten dan nog functioneel via plan B? En, door groepen gebruikers in VLANS te verdelen, heeft iedere groep zijn ‘eigen’ afgeschermde netwerk.
Don’t: een accesspoint neerzetten en de wifi code aan iedereen geven. Je hebt zo geen grip meer op wie er wat doet en je netwerk is toegankelijk voor iedereen, ook je pinautomaten.
TIP 2: zorg voor meerdere internet aanvoerkanalen bij verschillende providers
Wat voor impact heeft het als er een internetlijn uitvalt? Als het goed is heb je (zie boven) een prioriteitenlijstje gemaakt waarna ‘Plan B’ in werking wordt gezet. Dit kan bijvoorbeeld een G4 router zijn, of een adsl-lijn (die je al van tevoren hebt klaargelegd) naar een huis of bedrijf vlakbij. Een scenario kan zijn dat je bij storing alleen je pinautomaten via die backup-lijn laat werken. Maar wees voorbereid en maak een plan!
Don’t: je hele event toevertrouwen aan 1 provider of internetlijn. Providers willen nog wel eens een lange storing hebben. Zul je net zien dat die precies samenvalt met de dag dat jouw event plaatsvindt.
TIP 3: gebruik een firewall met virusscanner
Voorkom afsluiting van je internetlijn door een firewall te gebruiken. Daarnaast kan je hiermee je dataverkeer goed reguleren door sites te blokkeren. Als je geen firewall gebruikt heb je kans dat iemand binnen je netwerk spam of virussen verstuurt (ongemerkt) en je provider vervolgens besluit de internetlijn af te sluiten.
Don’t: iedereen rechtstreeks op je modem/router aansluiten zonder dat je hier een firewall op draait.
Wij denken graag mee
Heb je vragen over de ict-infrastructuur op jouw event? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag een stapje vooruit en voorzien in een aantal backup-scenario’s. We zetten bijvoorbeeld een compleet eigen wifi netwerk op, met een betrouwbaar aanvoerpunt (uplink). Daarnaast kun je laptops huren, installeren we eigen printers en zetten we VoIP-telefoons neer.
Zo zorgen we ervoor dat je event altijd online blijft, wat er ook gebeurt.
ICT for Events
Blog: Do's and dont's
Blog: Do’s en dont’s voor internet op je event.
3 tips voor stabiel internet op je event
Internet wordt steeds meer een eerste levensbehoefte op een festival. Het is bijna net zo belangrijk als stroom, water, een podium en artiesten. Met de nadruk op bijna. En daarom is dat onderdeel meestal ‘bijna’ goed geregeld. We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet om het internet op jouw event naar een hoger niveau te tillen. Duizelt het je al bij het lezen van de eerste tip? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!
TIP 1: Geef prioriteiten aan en scheid je doelgroepen
Maak een prioriteitenlijst van alle doelgroepen die gebruik mogen maken van jouw internetlijn. Zorg er daarna voor dat de hoogste prioriteit voorrang krijgt door middel van QoS (Quality of Service) en maak een goede risico inventarisatie. Wat als er een netwerkkabel kapot gaat of de internetaanvoer werkt niet meer? Zijn de pinautomaten dan nog functioneel via plan B? En, door groepen gebruikers in VLANS te verdelen, heeft iedere groep zijn ‘eigen’ afgeschermde netwerk.
Don’t: een accesspoint neerzetten en de wifi code aan iedereen geven. Je hebt zo geen grip meer op wie er wat doet en je netwerk is toegankelijk voor iedereen, ook je pinautomaten.
TIP 2: zorg voor meerdere internet aanvoerkanalen bij verschillende providers
Wat voor impact heeft het als er een internetlijn uitvalt? Als het goed is heb je (zie boven) een prioriteitenlijstje gemaakt waarna ‘Plan B’ in werking wordt gezet. Dit kan bijvoorbeeld een G4 router zijn, of een adsl-lijn (die je al van tevoren hebt klaargelegd) naar een huis of bedrijf vlakbij. Een scenario kan zijn dat je bij storing alleen je pinautomaten via die backup-lijn laat werken. Maar wees voorbereid en maak een plan!
Don’t: je hele event toevertrouwen aan 1 provider of internetlijn. Providers willen nog wel eens een lange storing hebben. Zul je net zien dat die precies samenvalt met de dag dat jouw event plaatsvindt.
TIP 3: gebruik een firewall met virusscanner
Voorkom afsluiting van je internetlijn door een firewall te gebruiken. Daarnaast kan je hiermee je dataverkeer goed reguleren door sites te blokkeren. Als je geen firewall gebruikt heb je kans dat iemand binnen je netwerk spam of virussen verstuurt (ongemerkt) en je provider vervolgens besluit de internetlijn af te sluiten.
Don’t: iedereen rechtstreeks op je modem/router aansluiten zonder dat je hier een firewall op draait.
Wij denken graag mee
Heb je vragen over de ict-infrastructuur op jouw event? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag een stapje vooruit en voorzien in een aantal backup-scenario’s. We zetten bijvoorbeeld een compleet eigen wifi netwerk op, met een betrouwbaar aanvoerpunt (uplink). Daarnaast kun je laptops huren, installeren we eigen printers en zetten we VoIP-telefoons neer.
Zo zorgen we ervoor dat je event altijd online blijft, wat er ook gebeurt.
ICT for Events
Blog: Do's and dont's
Checklist voor online bereikbaarheid van je festival
Is jouw festival, tijdens en na afloop van je event, online goed bereikbaar? Aan het begin van het festivalseizoen hebben wij een handige checklist voor je opgesteld. Zorg dat je goed voorbereid bent en loop hem effe na!
1. Zorg voor actuele info
Lijkt logisch maar hoe drukker je bent met (voorbereidingen voor) het festival, hoe minder tijd je hiervoor vrij maakt. Maar dit is wel heel belangrijk. Je bezoekers oriënteren zich vlak voor het event voornamelijk online. Maak daarbij goed gebruik van je website en social media kanalen. Zorg ook dat je na het event blijft posten om binding met je event te houden. Communiceer bij slecht weer zeer frequent (met tijden erbij). Uit onderzoek is gebleken dat het sitebezoek dan extreem toe neemt. En het stopt niet als de laatste noten gespeeld hebben. Plaats de dagen na je event foto’s, een aftermovie en andere fijne of grappige momenten, zodat men nog even kan nagenieten. En wacht vervolgens niet te lang met info over volgend jaar te plaatsen, zo houd je de bezoekers die nog in de sfeer zitten ‘vast’. En maak de info ook bekend via je digitale nieuwsbrief en social media kanalen.
2. Maak iemand verantwoordelijk voor online beheer tijdens je event
Tijdens je event is er nauwelijks tijd voor social media en site updates. Wel als je hier iemand voor verantwoordelijk maakt, een goede werkplek inricht en goed plan van aanpak maakt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat actuele info altijd eerst op je site staat en zet op je social media links naar je website voor meer info.
3. Zorg voor een stabiele internetverbinding op je festivallocatie om je online kanalen bij te werken met laatste nieuws.
Uiteraard heb je een stabiele internetverbinding nodig om alle updates en nieuws te kunnen plaatsen. Maak daarbij ook een back-up plan voor het wegvallen van die internetverbinding.
4. Verhuis je site eventueel naar een VPS (Virtual Private Server) om piekbelasting goed aan te kunnen.
Je bezoekersaantallen gaan explosief stijgen naarmate je event nadert. Wees hierop voorbereid en kijk goed naar hoe je jouw hosting hebt geregeld. Kan je server de piekbelasting aan of gaat deze elk jaar weer plat? Dan kan je overwegen deze een paar weken te verhuizen naar een ‘dedicated’ server om deze pieken aan te kunnen.
5. Houd Google Analytics nauwlettend in de gaten
Analytics zegt niet alleen iets over je website bezoekers, maar indirect ook over de opkomst. Met name de aantallen 2 of 1 dag voor je event zeggen veel over je opkomst. Je kunt dus prognoses maken aan de hand van sitebezoek, maar ook kun je een schatting maken waar mensen vandaan komen. En dat is weer nuttige info voor de NS en je crowdmanagement.
6. Zorg dat je site goed toegankelijk is voor mobiel
Meer dan de helft van website bezoek is mobiel en tijdens het event neemt dit alleen maar toe. Vooral op de dag zelf gaan mensen online kijken naar het programma, nieuwtjes en updates. Zorg ervoor dat de belangrijkste info direct zichtbaar is. Via je statistieken zie je wat men belangrijke info vindt.
7. Communiceer duidelijk telefoonnummers en emailadressen
Waar kunnen mensen terecht die een vraag hebben over of aan het festival? Zorg er ook voor dat omwonenden snel contact kunnen leggen met de organisatie via telefoon of email. Gebruik dezelfde telefoonnummers tijdens de voorbereiding (kantoor) als tijdens het festival (op locatie). Via VoIP ben je flexibel en kan dat heel eenvoudig geregeld worden.
8. Gebruik meerdere nummers of een telefooncentrale
Gebruik nummers voor logistiek, HQ, medewerkers, leveranciers, et cetera. Plaats hiervoor VoIP telefoons met een eigen nummer. Via VoIP kan ook een telefooncentrale geprogrammeerd worden om bellers naar de juiste contactpersoon te begeleiden. Bovendien bel je onderling gratis. Je kan tijdelijk een aantal nummers huren voor je festival.
9. Zorg voor een goed wifinetwerk voor vrijwilligers en medewerkers
Een goed WiFi netwerk wordt niet alleen heel erg gewaardeerd, maar zo kan What’s App ook als extra communicatiemiddel worden ingezet.
Wij denken graag mee
Uiteraard kunnen we je helpen om alle punten op het bovenstaande lijstje ‘gecheckt’ te krijgen.
Neem dan contact met ons op of vul het intakeformulier in voor een gerichte prijsopgave.
ICT for Events
Blog: Checklist voor online bereikbaarheid van je festival
Weet jij het verschil tussen WiFi en internet?
Internet, WiFi, accespoints, routers, 4G… Pff… Ingewikkeld? Valt best mee hoor! Omdat we denken dat jij je veel liever met het organiseren van je event bezig houdt, maar wel graag alles wilt snappen, leggen we je graag op een simpele en begrijpelijke manier uit hoe het werkt.
Zorg dat je er over mee kan praten en lees verder.
Ik wil gewoon WiFi!
Allereerst: 'WiFi' is wat anders dan 'internet'. WiFi is een middel om internet door te geven, net zoals een netwerkkabel dat is. Als onze klanten vragen om WiFi, stellen wij altijd twee belangrijke vragen:
Vraag 1: waar haal je internet vandaan?
De term 'uplink' wordt vaak gebruikt om de aanvoer van internet aan te geven, dus simpel gezegd: waar komt de bron van het internet vandaan. Deze uplink kan komen van de vaste internetverbinding van jezelf of je buurman, een 4G mast bij je in de buurt of een satellietverbinding. Sommige festivalterreinen beschikken zelf over een vaste aansluiting voor snel internet.
Vraag 2: wat ga je er mee doen?
Je snapt hoe meer gebruikers, hoe groter de capaciteit van je uplink moet zijn. En nu wordt het wat technisch. De capaciteit van een uplink wordt aangegeven in Mbit/s (megabit per seconde). Hoe meer, hoe beter. Een huis-tuin-en-keuken internetverbinding zal ongeveer 40Mbit/s (upload) en 6Mbit/s download zijn.
Een enkele 4G verbinding kan zo 100Mbit/s (upload) en 20Mbit download zijn, afhankelijk van de afstand tot de zendmast. Je ziet dat er verschil zit in down- en uploadcapaciteit. Houd hier rekening mee als je op een event wilt gaan uitzenden (streamen).
4G uplink
Als er geen 'vaste' uplink in de buurt is kiezen we voor een 4G verbinding. We zetten een router in die verbinding maakt met het 4G-Netwerk. Dat is hetzelfde netwerk als je met je mobiele telefoon gebruikt. De grootte van de router hangt af van de gevraagde capaciteit. Afhankelijk van je wensen, stallen we een complete vrachtwagen of een kleine flightcase met apparatuur. De verbinding kan ook net zo snel zijn als een vaste lijn, maar er moet voor het verbruik worden betaald. Dit is dan ook gelijk het grote nadeel van 4G. Door het netwerk goed in te richten, het verbruik te reduceren (keuzes maken welke sites en apps er gebruikt mogen worden), actief te monitoren en de snelheid per device te beperken, kunnen we deze kosten inzichtelijk maken en binnen de perken houden.
Verbinden van de uplink
Als we een stabiele bron hebben voor de uplink, dan moet er internet naar de locatie worden getransporteerd. Vaak ligt deze uplink ver van de festival locatie. Als er een goed zicht is (point of sight), zonder bomen, bergen, huizen of andere objecten, kan een afstand overbrugd worden van enkele kilometers via een straalverbinding. Bij kortere afstanden (600 meter) werkt een glasvezelkabel tussen de uplink en de festivallocatie goed.
Uitrollen van het internet op het event
We hebben de bron en we hebben transport naar het event. Dan rest ons nog om het internet ‘uit te rollen’ op de plekken waar internet moet komen. Per gebied wordt bekeken wat er nodig is en hoe we internet er naar toe leggen. Dat kunnen vaste kabels zijn of straalverbindingen. Tot slot wordt gekeken wat er per gebied voorrang moet krijgen: denk aan vaste aansluiting voor de heavy upload van de pers, de stream of de munt- of pinautomaten of WiFi voor de organisatie en artiesten.
WiFi
Meestal worden er op het event verschillende WiFi-zones ingericht. Een goede WiFi dekking begint met een goed plan. Aan de hand van de plattegrond van je event positioneren we onze wifipunten. We proberen deze zo te plaatsen dat er 'overlap' ontstaat en de gebruikers rond kunnen lopen met hun ipad of smartphone zonder dat de verbinding wegvalt (roaming).
Wil je weten welke oplossing ideaal is voor jouw event?
Ga jij helemaal los bij termen als subnets, VoIP, port forwarding, VLAN’s, bridges, PoE’s, glasvezel en switches? Hou je van evenementen, vind je het geen probleem om soms met je knieën in de modder te staan en ben je vrij van hoogtevrees? Dan zijn we misschien wel op zoek naar jou!
Wat we bieden?
Om ons team te versterken zijn we op zoek naar flexibele ict-experts met minimaal een mbo werk- en denkniveau. De inzetbaarheid kan sterk wisselen en het aantal uur dat je werkt dus ook. Ideaal dus voor naast je studie of naast je werk als freelancer. Je werkt door het hele land verschillende evenementen: indoor, outdoor, groot, klein, nat, droog, dag, nacht, doordeweeks en in het weekend. Van schaatsbaan naar festivals en van Facebooklifeacties naar congressen. Je maakt van alles mee.
Wat wij zoeken?
Je hebt kennis van tcp/ip, firewalls, monitoring, WiFi en je bent niet bang je handen vuil te maken. Je draait ook je hand niet om voor het monteren van netwerkkabels en bent creatief in het bedenken van oplossingen.
Wat moet je doen?
Of je nu freelancer bent of niet? In beide gevallen kun je reageren! Stuur een mailtje met je motivatie en een korte omschrijving van jezelf naar . Geef daarbij ook aan of je freelancer bent of niet, waar je woont en hoe flexibel je bent. En beschrijf je ervaring met het werken op events.
Dus laat van je lezen en wie weet drinken we snel samen een bak koffie om te kijken of de klik er is.
